Ett enkelt knep för ett mer organiserat, produktivt liv

Jag är en kronisk procrastinator. Jag kom en gång över en meme på Instagram som fick mig att skratta högt och predika "så sant, så sant" för mig själv. Det sa: "Jag svarar antingen på din text den andra jag ser det eller aldrig." Jag har länge kämpat med denna extrema, att antingen göra någonting omedelbart eller aldrig (eller om inte aldrig, en absurd tid senare), och det har lett till mycket onödig tid förlorad, skuld och ineffektiv livsledning. Då kom jag över det mest fantastiska livslocket som splittrade min värld och sätt att vara med sin enkelhet och glans. Det gör bara så mycket mening och har helt förändrat hur jag fungerar, till det bättre. Håll rulla för att se vad det är!

Jag prissatte några av mina sociala mediekanaler en dag och kom över ett citat från The Chalkboard Mags redaktionschef, Suzanne Hall, där hon sa att hennes arbetsprocess och produktivitetsmotto var detta: Tryck på det en gång. Jag behövde inte ens läsa den intervju som kom ifrån att förstå det som det betydde - det talade så djupt till mig och resonerade så mycket. Bara rör det en gång.

Ta till exempel ett e-postmeddelande som du öppnar, läsa läsbart och ignorera sedan. I stället för att hantera det direkt lägger du dig i en position att glömma bort det, då kom du ihåg det av en slump, gå tillbaka till det, öppna om det, läs det och förmodligen undvika det tills en besvärlig tid har passerat och du måste nu göra en ursäkt till avsändaren. Det är en galen, ineffektiv, tidsödande process som skapats genom att inte hantera den då. Oavsett vad det är-bara rör det en gång. Inte två gånger, inte tre gånger - så snart du tittar på någonting, gör vad det kräver för att inte behöva röra det två gånger. Så låt oss ta fram några exempel:

Någon skickar dig en inbjudan till en händelse. Hon föreslår ett datum som är ganska långt ut. Du läser det, stänger ditt e-postmeddelande och återkommer för att fånga upp ditt Facebook-flöde eller läsa ett annat e-postmeddelande. Nej . Så snart du öppnar den här inbjudan med e-post, betyder det att en gång då och då hanterar den när du rör det. Öppna din kalender och titta på datumet: Har du något på det än? Nej? Cool, skapa en kalenderinbjudan som markerar inbjudan, svara på personen och RSVP. Då är du klar. Du rörde den en gång, och det är över.

Någon på jobbet e-postmeddelanden du frågar efter bilder du har. Han behöver dem inte förrän i morgon, så du klickar helt och hållet ur e-postmeddelandet. Nej. Du har redan läst begäran, så avsluta slingan just då, eller du kommer redan ha bortkastad tid när du går tillbaka till den.

Det gäller bara för varje enskild tid du rör på något-så även om det finns en fram och tillbaka e-postkedja, varje gång du öppnar ett nytt svar, betyder det ett nytt fall att röra det en gång. Öppna det senaste e-postmeddelandet i tråden, läs det och lösa det. Behöver det nya e-mailet ett svar från dig? Svara just då Behöver det en uppföljningsåtgärd som att skapa en kalenderinbjudan? Gör det då. Behöver du fråga någon någon innan du kan svara? Skicka den fråga du behöver fråga. Så snart du får svaret, uppdatera kedjan. Ställ inte upp dig själv för att glömma det. Läs inte bara någonting, så brukar du komma tillbaka till livet. För när du går tillbaka till det kommer du ofta att ha komplicerade saker för dig själv. Om du inte gör någonting omedelbart, lämnar du det chans att komma ihåg (eller någon att följa upp och, utan eget ansvar, få dig att känna dig som en ryck för att behöva påminnas), och du kanske oavsiktligt saknar ett tillfälle, skruva upp datumet för något och ångra inte att ta de nödvändiga stegen när ämnet var friskt på din hjärna.

Även om du svarar på e-post och textmeddelanden och organiserar din kalender är det enkelt att börja implementera och öva "ta det en gång". Det är verkligen ett system som gäller allt du gör i livet - inte bara korrespondenshantering. Du är i ett möte, och din chef tilldelar dig en uppgift. Skriv ner det och gör det så snart mötet är över (om möjligt) för att minimera "röra den" (uppgiften för hand) en andra gång. Du är ute med en vän som säger att hennes kusin inte känner någon i Boston, och frågar om du kan ansluta henne till din vän som bor där. Gör det rätt då: Text din Bostonian vän och gå längs kusinens nummer. Annars är det bara för lätt för saker att inte få gjort. När posten kommer, gå igenom den direkt då. Annars höjs det upp.

Liksom någonting, "rör det en gång" tar övning och disciplin. När jag först hade tankegången att det var livsmotto som jag hade väntat på - så enkelt och så sensabelt; Det är bara logiskt att röra på någonting en gång - jag skrev ner den på en bit papper (bilden ovan) och klämde den på min datorskärm. Jag var fast besluten att komma ihåg att röra varje mail bara en gång och inte upprepade gånger hitta mig själv att gå tillbaka till saker eftersom jag inte bara gjorde dem första gången jag öppnade dem. Ännu några minuter efter att jag skrev Post-It-noten fann jag att jag läste dussintals e-postmeddelanden utan att hantera dem. Jag var vanligt tillbaka till mitt gamla system av "läs, tillbaka till inkorgen, läs", knappt inser det. Det var en ingreppad vana. Genom att klicka ur ett e-postmeddelande för att läsa en annan hanterade jag inte den en gång. Men jag korrigerade mig själv varje gång jag kom ihåg, och det är fantastiskt hur det är bara att få det att göra det. Allt var snabbare, mer aktuellt och effektivare. Ju mer du implementerar att röra den en gång, ju mer fantastiskt känns det att göra saker när du först kommer över dem, istället för att cirkla tillbaka till dem vid en annan punkt.

Och det blir lättare ju mer du övar. Faktum är att just innan jag började skriva den här berättelsen kom ett mail genom att jag skulle skriva ett avstående för en varm yogaklass som jag deltar i imorgon. Jag klickade nästan ut av det, men då kom jag ihåg att "tryck på den en gång", klicka på länken för att underteckna avståendet då och då och signerade det. Sekunder senare blev det gjort, och jag kände mig så mycket bättre. Det alternativa troliga skulle ha varit att jag glömde det - tills imorgon. När det är kanske det är några minuter innan klassen och jag är jerken som inte undertecknade avståendet och jag måste påminnas om att göra det (hur crappy känns det?), Och sedan rusar jag för att skriva ut det eftersom Länken fungerar inte, och jag kör sen till yogaklassen, och varför skrev jag inte bara det fördömda undantaget när jag först fick e-postmeddelandet? Exakt.

I ett nötskal är det så enkelt, enkelt trick att påminna dig om att träna. Och vad jag älskar om det är hur hanterbart och uppnåligt det är. Det kräver ingen komplicerad översyn av ditt liv och din personlighet. Det är bara en liten overheadkontroll för att vara effektivare. Du kan skräddarsy det i ditt liv och passa det in i din dag på ett sätt som fungerar för dig. Det är bara den enkla övergripande mentaliteten att röra någonting en gång. När du har rört den, gå inte tillbaka och gör det svårare för dig själv längs linjen. Få bara det, för ett enklare, mer strömlinjeformat och organiserat liv.

Jag tittade senare på Halls intervju, och hon sa detta:

"En fras som jag ofta hänvisar till är" bara rör den en gång "- om jag läser ett e-postmeddelande svarar jag - ger intervjufrågor, begär tillgångar, oavsett vad som helst, omedelbart. Om jag planerar ett möte gör jag anteckningar för det som möts just där och då. Det rensar upp mycket mental störning för mig och jag kan gå vidare utan att helt enkelt förlänga min att göra-lista som dagen går vidare. "

Och därtill säger jag amen! Har du en produktivitet trick du svär på? Dela det i kommentarerna och låt mig veta hur du gör på "Rör det en gång"!